大量の書類を処分する方法

移転や書庫の整理で、書類を詰めた段ボール箱が何箱も出てきた。社内のシュレッダーでは追いつかず、どう片づければよいか迷っている方も多いのではないでしょうか。
捨ててよい書類かと、どう出すかを順に確かめれば、量が多い会社の書類でも回収に出して処分できます。

この記事では、会社で出る書類の処分についてお伝えします。ご家庭の書類の場合は、お住まいの市町村の案内をご確認ください。

大量の書類の回収も、まずはご相談ください

大量の書類を処分する方法

方法は、業者に回収を頼む・社内で裁断する・市町村のルールで出すの3つです。量が多い会社の書類には、業者の回収が向いています。

量が多いときは業者に回収を頼む

量が多く、社内の手が足りないときは、業者に回収を頼む方法が向いています。段ボール箱に詰めて渡せば、仕分けや裁断に人手を割かずに済みます。
業者を選ぶときに確かめたい点は、このあとの「書類処分の業者に確かめる5つの点」でご紹介します。

社内のシュレッダーが向くのは少量のとき

社内のシュレッダーは、日々出る少量の書類には便利です。ただし段ボール箱単位の量になると、担当者の時間が足りなくなりがちです。
ホチキスを外す手間や、裁断くずの片づけも重なります。裁断くずの出し方も、市町村のルールに沿って確かめておきましょう。

会社の書類は事業系ごみのルールで出す

会社から出る書類は、家庭ごみとは別の扱いになります。廃棄物処理法では、事業者は事業活動で出た廃棄物を、自らの責任で適正に処理することとされています。
なお、出し方や持ち込みの条件は市町村ごとに違います。たとえば大阪市の案内では、シュレッダー紙などの資源にできる紙は、焼却工場への搬入が禁止です。分けたごみは、自ら処理施設へ運ぶか、許可を受けた業者に委託します。
東大阪市の案内では、事業活動で出たごみを焼却施設へ持ち込むには、事前の予約が必要です。

自社の所在地の市町村の案内を、あらかじめご確認ください。

処分する書類を決める3つの手順

保存期間を確かめ、機密書類とそれ以外に分け、社内の承認を取ってから処分に出します。この順で進めると、残すべき書類をうっかり出してしまう心配が減ります。

保存期間が過ぎたかを確かめる

まずは書類ごとに、保存期間が過ぎたかを確かめます。会社法では、会計帳簿などは10年間保存することとされています。
また、国税庁の案内では、法人税の帳簿書類は原則7年間の保存が必要とされています。期間が過ぎたことを確かめた書類だけを、処分に回しましょう。

期間をいつから数えるかは、書類ごとに違います。このあとの「よくある質問」でご紹介します。

機密書類とそれ以外に分ける

書類には、個人情報のように法令で守るものと、見積書や契約書のように社内の規程で守るものがあります。
どちらも、機密書類としてまとめておきます。迷う書類は、機密書類に入れておくと仕分けで手が止まりにくくなります。
マイナンバーが書かれた書類の扱いは、「よくある質問」でご紹介します。

社内の承認を取ってから処分する

処分する書類の一覧を作り、上長や文書の管理部門の承認を取ってから出しましょう。
担当者ひとりで線引きを背負わずに済みます。
この一覧は、処分のあとも捨てずに残しておきます。処理証明書と一緒に保管すると、後から説明するときに役立ちます。

書類処分業者に確かめる5つの点

委託先はきちんと確かめる必要があるとされています。処理の進み方・箱に入れてよい物・処理証明書・費用の決まり方・対応エリアの5つを確かめてから選びましょう。

「大量の書類を処分する3つの方法」でふれたとおり、処分を業者に任せても、事業者としての責任は残ります。

個人情報保護委員会は、個人データの消去を外部に委託する場合、委託先への必要かつ適切な監督が要るとしています。東京都環境局の案内でも、能力が足りない業者には委託しないことや、処理の状況を確かめることが挙げられています。

あわせて、ISO14001などの認証を取っているかも確かめておくと安心です。
具体的な進み方の一例は、機密書類の回収から処理までの流れをご覧ください。

箱を開けずに処理まで進むかを確かめる

箱を開けずに処理まで進むかを、依頼の前に業者に確かめます。
回収から裁断までのあいだに、中身を見る人がいるかどうかがポイントです。

あわせて、個人データを復元できない方法で処理するかも確かめましょう。
個人情報保護委員会のガイドラインでも、消去は復元できない手段で行うよう求めています。

箱に入れてよい物を確かめる

箱に入れてよい物は、業者ごとに違います。
クリップ・ホチキスなどの金具、クリアファイル、綴じ紐の扱いを、箱詰めの前に確かめておきましょう。
外す作業が要るかどうかで、準備にかかる手間は大きく変わります。

処理証明書の中身と届き方を確かめる

処理証明書を出すかに加えて、何が書かれ、いつ届くかを依頼の前に確かめます。
紙と電子データのどちらで届くかも、あわせて聞いておきましょう。
処理証明書は、社内や取引先に処分の経緯を説明するときの記録になります。ここは見落とされやすいポイントです。

費用の決まり方を見積もりで確かめる

費用は、量と場所（距離）などで変わります。
見積もりを頼むときは、量・場所・希望日の3つを伝えると話が早く進みます。移転などで期日が決まっている場合は、早めに相談しておくと安心です。

自社の所在地が対応エリアかを確かめる

業者の対応エリアは、府県や市の単位で違います。
自社の所在地まで回収に来てもらえるかを、エリアの案内か問い合わせで確かめましょう。事業所が複数ある場合は、拠点ごとに確かめておくと手戻りがありません。

書類を処分した後に社内ですること

受け取った処理証明書を保管し、書類をためないルールを決めておきましょう。後から説明でき、次の書類の山も防げます。

処理証明書を社内で保管する

処理証明書は、委託先を監督した記録として保管します。承認に使った処分書類の一覧と一緒にしておくと、いつ何を処分したかを後から説明できます。

書類をためないルールを社内で決める

書類の持ち帰りや、普通ごみへの廃棄は禁じておきます。そのうえで、箱やファイルに保存期間のラベルを付け、処分の時期を社内で決めておきましょう。時期が決まっていれば、書類の山がたまりにくくなります。

共栄紙業への依頼の流れ

お電話かお問い合わせフォームでご相談いただければ、見積もり回収日程事業所へ段ボール箱のまま回収に伺います。回収した書類は尼崎の潮江工場で裁断し、処理証明書の発行にも対応しています。
※共栄紙業は環境マネジメントの国際規格であるISO14001の認証を取得しています。

料金の目安（回収とお持ち込み）

料金は、量で決まるリサイクル費用と、潮江工場からの距離と量で決まる収集運搬費の合計です。直接、弊社工場へお持ち込みいただく場合は、リサイクル費用のみとなります。また、高層階からの運び出しや駐車場所から離れた場所からの回収など、搬出作業が発生するケースでは、別途搬出費用が発生する場合があります。

まとめ

大量の書類の処分はその処分方法によって、手間やコストが変わってきます。
自社内の状況に合わせた最適な処理の方法を選択しましょう。

※参照資料

• e-Gov法令検索「廃棄物の処理及び清掃に関する法律」第3条第1項
• e-Gov法令検索「会社法」第432条第2項
• 国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」3-4-1・3-4-2・別添10-5(4)
• 個人情報保護委員会「データの消去に関する注意喚起」
• 個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」
• 東京都環境局「排出事業者の責務」
• 大阪市「事業系ごみの出し方」
• 東大阪市「ごみの持ち込みについて」