機密書類の廃棄方法を比較｜溶解処理・裁断処理・自社シュレッダーの違いとリサイクルまで解説

顧客情報や人事情報、契約書などの機密書類は、「ゴミとして捨てる」ことも「社内のシュレッダーにかければ安心」と考えることもできません。個人情報保護法の改正などにより、企業が持つ情報を適切に、記録が残る形で廃棄することがこれまで以上に求められています。

この記事では、機密書類の主な廃棄方法である溶解処理・裁断処理・自社シュレッダー処理の3つを比べ、それぞれの特徴と選び方を解説します。また、溶解処理と裁断処理で処理した紙は、再生紙の原料としてリサイクルされます。情報セキュリティと環境への配慮を両立できる点もあわせて紹介します。

機密書類廃棄の主な方法

① 溶解処理とは

溶解処理は、機密書類を箱に入れたまま製紙工場などの溶解施設に運び、大きな釜で水と一緒にかき混ぜて、紙を繊維の状態まで溶かす方法です。

主な特徴

• 書類が原形をとどめないため、情報を復元することはできません
• 箱を開けずに処理するので、作業員が中身を見ることがありません
• ホッチキスやクリップを外さずに出せる場合が多く、大量の書類を一度に処理するのに向いています
• 鍵付きの専用コンテナで回収すれば、運んでいる途中に情報が漏れるリスクも抑えられます

リサイクルの流れ
溶けた紙の繊維は、異物を取り除いたあと再生紙の原料として使われ、トイレットペーパーや段ボールの原紙などに生まれ変わります。機密情報をしっかり消しながら、資源として生かせる処理方法です。

② 裁断処理とは

裁断処理は、業務用の大型破砕機で書類を細かく切り刻む方法です。主に次の2つの形があります。
裁断した紙は古紙として製紙工場に運ばれ、再生紙の原料として使われます。

シュレッダー車での出張処理（現地処理）
大型シュレッダーを積んだトラックが会社に来て、敷地の中でその場で裁断します。書類が社外に持ち出されないうえ、担当者が立ち会って処理を見届けられるため、とくにセキュリティを重視する企業に選ばれています。

工場での裁断処理
鍵付きのコンテナで回収した書類を、専用の施設で裁断します。一度にたくさんの書類を処理できます。

③ 自社シュレッダー処理とは

オフィスにあるシュレッダーで、社員が自分で書類を裁断する方法です。少ない量の書類をすぐに処理したいときには便利ですが、次のような課題があります。

• 人手と時間がかかる：書類が多いと社員の作業時間がふくらみ、紙詰まりなどの手間もかかります
• 処理されるまでに情報漏洩のリスクがある：シュレッダーにかける前の書類が、机の上や箱の中に置かれたままになりがちです
• 処理した記録が残らない：いつ、何を処理したかを証明する書類が残らず、監査などで説明するのが難しくなります

溶解処理・裁断処理はリサイクルにつながる

溶解処理と裁断処理を選ぶと、情報漏洩を防ぎながら、紙を資源として生かすことができます。CSRやSDGsの取り組みとして社外に紹介しやすい点も、メリットのひとつです。

3つの処理方法の比較

処理証明書の役割

溶解処理や裁断処理が終わると、**廃棄証明書（処理証明書）**が発行されます。これは「いつ、どの書類を、どのように処理したか」を証明する書類です。

• 個人情報保護法に沿って適切に処理したことの記録になります
• 社内監査や、取引先からのセキュリティに関する確認に対応できます
• 電子データでの発行に対応している業者もあります

自社シュレッダーではこの証明が残らないため、処理したことを説明できる状態にしておくという点でも、専門業者に任せるメリットは大きいといえます。

対象となる書類の例

• 顧客名簿や取引先の情報が書かれた書類
• 社員の給与や人事の情報
• 財務諸表、社内資料
• 契約書、見積書、設計図
• 医療記録、患者の情報（医療機関の場合）

まとめ

• 溶解処理：大量の書類を、開封せずに安全に処理できる。再生紙としてリサイクルされる
• 裁断処理：その場で処理を確認できる。こちらも製紙原料としてリサイクルされる
• 自社シュレッダー：少量ならすぐ処理できるが、手間がかかり、記録やリサイクルの面で課題がある

機密書類の処理は、安全性・証明・リサイクルの3つをそろえて考えることが大切です。書類の量や運用に合わせて、最適な方法をご提案します。