機密書類の安全な廃棄方法｜シュレッダー処理・廃棄証明書の発行まで

個人情報・社内機密を含む書類の正しい廃棄方法を解説。シュレッダー処理の種類・廃棄証明書の役割・コンプライアンス対応のポイントをまとめています。

個人情報保護法の強化により、企業が保有する個人情報・機密情報を含む書類の適正な廃棄は法的義務となっています。「ゴミ箱に捨てる」「社内シュレッダーにかける」だけでは不十分なケースが増えています。

機密書類廃棄の主な方法

①専用シュレッダー車での現地処理

トラックに搭載した大型シュレッダーでそのまま現地処理する方法です。書類が社外に持ち出されないため、最もセキュリティレベルが高い処理方式です。担当者の立会いも可能なので、処理の様子をご確認いただけます。

②施錠コンテナ回収・工場処理

鍵付きの専用コンテナに書類を封入し、そのままトラックで工場へ搬送・処理する方法です。コンテナは施錠された状態で輸送されるため、情報漏えいのリスクを最小化できます。

廃棄証明書の役割

処理完了後に発行される廃棄証明書は、「いつ・どのような書類を・どのように処理したか」を証明する公式書類です。個人情報保護法への対応記録として、また社内監査・取引先からの要求への対応として活用できます。電子データでの発行にも対応しています。

こんな書類が対象です

• 顧客名簿・取引先情報が記載された書類
• 社員の給与・人事情報
• 財務諸表・内部資料
• 契約書・見積書・設計図
• 医療記録・患者情報（医療機関）